Última actualización: 6 de octubre de 2026
Aquí explicamos qué datos de personas trata EasyHeadChef, para qué, dónde
están, con quién se comparten y qué puedes pedirnos. Está escrito en
lenguaje llano a propósito. Si algo no se entiende, escríbenos.
1. Quién es el responsable
Oakfield Apps OÜ, la empresa que presta el servicio EasyHeadChef.
- Código de registro: 17614798 (Registro Mercantil de Estonia)
- Domicilio: Ahtri tn 12, 15551 Tallin, Estonia
- Correo para todo lo de privacidad: info@oakfieldapps.com
2. Dos papeles distintos
En EasyHeadChef hay datos que decidimos nosotros y datos que decide cada
restaurante. No es lo mismo, y cambia a quién tienes que pedir las cosas.
- Nosotros somos responsables de los datos de tu cuenta de usuario, de
la relación con los negocios que contratan, de los mensajes que nos
mandas, de la seguridad del servicio, de las visitas a nuestra web y a
las cartas del QR, y del historial de alérgenos que guardamos para
defender reclamaciones (punto 3).
- Cada restaurante es responsable de lo que mete en la app sobre
personas: su equipo (puestos, permisos, tareas, quién hizo qué), los
contactos de sus proveedores y las alergias que apunta de sus clientes.
Nosotros solo guardamos y procesamos esos datos por encargo del
restaurante, siguiendo sus instrucciones y el contrato de encargado que
acepta con nuestras Condiciones.
Si trabajas en un restaurante y quieres ver, corregir o borrar lo que hay
de ti en el restaurante, pídeselo al restaurante. Si nos lo pides a
nosotros, se lo pasaremos.
3. Qué datos tratamos, para qué y por qué podemos
Si tienes una cuenta
- Datos: tu nombre y tu correo; tu contraseña, que se guarda cifrada
de forma que no se puede leer; el idioma que eliges; en qué restaurantes
estás, con qué puesto y qué puedes hacer. Si entras con Google, Google
nos da tu nombre, tu correo y la dirección de tu foto de perfil (la app
no usa la foto).
- Al entrar, el sistema apunta la fecha, tu dirección de internet (IP)
y el tipo de dispositivo y de navegador.
- Para qué: crear tu cuenta, dejarte entrar y que la app funcione; y
mandarte los correos necesarios (confirmar tu correo, cambiar la
contraseña, avisos sobre el servicio y sobre cambios en las condiciones).
Por qué podemos: es necesario para darte el servicio que has pedido
(artículo 6.1.b del Reglamento General de Protección de Datos, el
«RGPD»).
- Los datos de entrada sirven para proteger tu cuenta y el servicio:
detectar entradas raras o ataques. Por qué podemos: nuestro interés
legítimo en mantener el servicio seguro (artículo 6.1.f).
Dentro de tu restaurante, tus compañeros ven tu nombre y tu puesto, y
quien tenga permiso ve quién hizo algunas cosas (por ejemplo, quién marcó
una tarea).
Si tu negocio contrata un plan
- Datos: los de la cuenta y lo que Paddle, que es quien cobra, nos
comunica para gestionar la suscripción: el plan, el estado de los pagos,
el país y el número de IVA si lo das. Los datos de la tarjeta solo los ve
Paddle.
- Para qué: gestionar la suscripción, la prueba gratis y los límites
de cada plan (artículo 6.1.b); llevar la contabilidad y cumplir con
Hacienda (obligación legal, artículo 6.1.c); y evitar fraudes y abusos,
como repetir la prueba gratis con cuentas nuevas o pedir devoluciones una
y otra vez (interés legítimo, artículo 6.1.f).
- Qué versión de las Condiciones aceptó cada negocio, cuándo y desde
qué usuario, para poder demostrar lo que se acordó (interés legítimo,
artículo 6.1.f).
Lo que se apunta trabajando
La app guarda quién hizo algunas cosas y cuándo, porque en una cocina hace
falta saberlo: quién creó una receta o una carta, quién cambió el precio de
un ingrediente, quién marcó o desmarcó una tarea, quién tomó una comanda o
cambió el estado de una mesa, quién preparó un pedido a un proveedor y
quién usó la IA. De la IA se guarda quién la usó, cuándo y qué tipo de
cosa leyó (foto, PDF, texto o enlace), no lo que se mandó. De la Ayuda
(punto 5) se guarda quién preguntó y cuándo, no lo que preguntó ni lo que
se le contestó. Y si cada persona ya ocultó la guía de bienvenida
de Inicio, para no volver a enseñársela.
Estos datos son del restaurante: él es el responsable (punto 2).
El historial de alérgenos
La app guarda un historial de todo cambio que afecte a los alérgenos de
ingredientes, recetas, platos y cartas (qué se cambió, cuándo y desde qué
usuario) y de lo que enseñaba cada carta del QR. No incluye las alergias
de los comensales.
Mientras el restaurante tiene cuenta, el historial es suyo. Además, lo
guardamos nosotros, como responsables, para poder aclarar qué enseñaba la
app y quién cambió qué si hay una reclamación, y para defendernos o
defender al restaurante. Por qué podemos: nuestro interés legítimo en
poder aclarar y defender una reclamación (artículo 6.1.f). Guardamos solo
lo necesario para eso, apartado y sin ningún otro uso. Puedes oponerte
escribiéndonos; lo valoraremos, aunque podremos conservarlo si hace falta
para una reclamación.
Las alergias de los clientes de un restaurante
Cuando un cliente avisa de una alergia y lo permite, el camarero puede
apuntarla en la mesa o en un plato para que cocina la vea. Puede poner
«Persona 1» o algo parecido. También llegan si el cliente envía un pedido
desde el QR con alergias marcadas: al enviarlo, sabiendo que van con el
pedido, da su permiso expreso (artículo 9.2.a del RGPD). Son datos de
salud, y por eso:
- los ve solo el personal del restaurante;
- la app los borra cuando la mesa queda libre, y como mucho a las 24
horas;
- no se usan para nada más.
Estos datos los decide y los controla el restaurante. Nosotros solo los
guardamos por encargo suyo mientras la mesa está ocupada.
Si miras la carta de un restaurante con el QR
- No te pedimos nada: ni nombre, ni correo, ni cuenta.
- Las alergias que marcas en la carta se quedan en tu móvil: sirven
para señalarte los platos. Se recuerdan solo en esa mesa y durante 12
horas. Solo salen de tu móvil si envías un pedido desde el QR (si el
restaurante lo permite): entonces van con el pedido, para que la sala y
la cocina las tengan en cuenta, y te lo decimos debajo del botón antes
de enviarlo. Ver el apartado anterior.
- Si envías un pedido, el restaurante recibe los platos que pides y el
número de tu mesa. Ni tu nombre ni nada más.
- Tu móvil recuerda también si prefieres la carta clara u oscura y en qué
idioma (punto 8).
- Como en cualquier web, se registran datos técnicos de la visita
(dirección IP, navegador y página pedida) durante unos días, por
seguridad (interés legítimo, artículo 6.1.f).
- Lo que dice la carta lo escribe el restaurante. Si tienes una alergia,
pregunta siempre al personal.
Si visitas nuestra web
Solo los datos técnicos de la visita, como en la carta del QR. No usamos
herramientas de estadísticas ni de publicidad.
Si usas la Ayuda de la web (el «?» de abajo a la derecha), lo que
escribes y la conversación de esa ventana se envían a la IA de Google
Cloud (Gemini) para contestarte (punto 5), sin tu nombre ni ningún dato
tuyo. No guardamos la conversación: solo tu navegador, mientras esa
pestaña siga abierta (punto 8). Para que nadie abuse de ella,
apuntamos una huella de tu dirección de internet (IP), cifrada de forma
que no se puede volver a leer y distinta cada día, y la hora de cada
pregunta. Se borra a los 3 días (interés legítimo, artículo 6.1.f).
Si nos escribes
Tu correo, tu nombre y lo que nos cuentes, para contestarte (interés
legítimo, artículo 6.1.f, o para darte el servicio, artículo 6.1.b). Si
nos escribes desde la Ayuda de la app («Quiero hacer una sugerencia»,
«Reportar un fallo» o aceptando que la Ayuda nos pase tu consulta, que
nos llega con esa conversación), el mensaje nos llega por correo, enviado por
Resend, junto con el nombre del restaurante, tu puesto, su plan y la
pantalla en la que estabas, para entender mejor lo que pasa. De esos
mensajes la app solo apunta quién escribió y cuándo, para poner un tope
al día.
4. Qué datos son necesarios y de dónde salen
- Para tener una cuenta necesitamos al menos tu correo y lo necesario
para que puedas entrar. Sin eso no podemos crearla. Lo que la app marca
como opcional no hace falta.
- Para un plan de pago necesitamos lo que Paddle nos comunica de la
suscripción. Sin eso no podemos mantenerla.
- De dónde salen: casi todo nos lo das tú. Si entras con Google, lo
recibimos de Google; si pagas, de Paddle. Lo que el restaurante apunta
de su equipo, de sus proveedores o de sus clientes lo mete el propio
restaurante, que es quien tiene que informarles. Esta política está
siempre a la vista antes de crear una cuenta y en la app.
5. La inteligencia artificial
Si usas una función con IA, como «Rellenar con IA» en una receta, lo que
mandas (la foto, el PDF, el texto o lo que hay en el enlace) se envía a
Anthropic, en Estados Unidos, o, si ese falla, a Google Cloud, que
puede procesarlo en cualquiera de sus centros de datos, también fuera de
Europa. Solo se usa para leerlo y devolverte el resultado. Las dos
empresas están adheridas al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.
(punto 7).
Ninguna de las dos lo usa para entrenar sus modelos. Pueden guardarlo un
tiempo corto por seguridad (normalmente entre una semana y un mes, y más
si detectan un uso prohibido) y luego lo borran.
La Ayuda («Más» → Ayuda) contesta dudas sobre cómo usar la app con
la IA de Google Cloud (Gemini). Para contestar se le envía lo que
escribes en esa ventana y la conversación de esa misma ventana, en qué
pantalla estás, el nombre del restaurante, tu puesto y lo que tu puesto
puede ver o cambiar. No se le envían tus recetas, precios ni otros datos
del restaurante. La conversación no la guardamos nosotros: solo tu
navegador, mientras esa pestaña siga abierta, para que no se pierda al
recargar (punto 8).
No mandes a la IA documentos con datos de personas que no hagan falta, ni
escribas en la Ayuda datos de personas.
6. Con quién compartimos datos
No vendemos datos a nadie ni los usamos para publicidad. Solo los
compartimos con las empresas que nos ayudan a prestar el servicio, y solo
lo que cada una necesita:
- Supabase: base de datos, cuentas y fotos. Servidores en Fráncfort
(Alemania). Empresa de Estados Unidos.
- Vercel: aloja la web y la app. La parte que trata los datos funciona
en Fráncfort; para ir rápido, su red puede atender cada visita desde el
punto más cercano. Empresa de Estados Unidos.
- Resend: envía los correos de la app. Los envía desde Irlanda.
Empresa de Estados Unidos.
- Anthropic y Google Cloud: la IA de la app y la Ayuda (punto 5).
Estados Unidos.
- Google: si entras con tu cuenta de Google. Lo que Google hace con tu
cuenta lo explica su propia política de privacidad.
- Paddle: cobra los pagos y es el comerciante registrado de nuestros
pedidos, con la empresa de Paddle que corresponda a tu compra según sus
condiciones de compra. Trata los datos de pago como responsable por su
cuenta: https://www.paddle.com/legal/privacy
- Google (Gmail) y Namecheap: nuestro correo. Lo que nos escribes a
info@oakfieldapps.com pasa por ellos.
- Asesores (nuestra gestoría en Estonia, abogados) cuando hace falta,
y autoridades cuando la ley nos obliga.
- Si la empresa o el servicio cambian de dueño, el nuevo dueño, que tendrá
que respetar esta política.
7. Datos fuera de la Unión Europea
Algunas de estas empresas son de Estados Unidos o del Reino Unido, y
pueden tratar datos allí. En esos casos los datos van protegidos como pide
la ley europea:
- Vercel, Resend, Anthropic y Google: están adheridas al Marco de
Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework).
- Supabase: los datos están en Fráncfort; si su equipo tiene que
acceder desde fuera de la Unión Europea, lo hace con las cláusulas
contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea.
- Namecheap: con las garantías de su contrato de protección de datos,
que forma parte de sus condiciones.
- Paddle, en el Reino Unido: la Comisión Europea reconoce que el Reino
Unido protege los datos igual que la Unión Europea (decisión de
adecuación).
Si quieres más detalle o una copia de esas garantías, escríbenos.
8. Cookies y lo que se guarda en tu dispositivo
No usamos cookies ni nada guardado en tu dispositivo para publicidad o
estadísticas, ni te seguimos por otras webs. Solo usamos lo
imprescindible para que funcione algo que tú pides: entrar en tu cuenta,
o recordar lo que tú eliges. Para eso la ley no exige pedir permiso. Si
algún día usamos algo que no sea imprescindible, te pediremos permiso
antes.
Cookies:
- De sesión (su nombre empieza por «sb-»): saben que has entrado y te
mantienen dentro. Duran hasta que cierras la sesión o caduca.
- «restaurante»: si estás en varios restaurantes, recuerda cuál tienes
abierto. Dura un año.
- «ehc_guest_theme»: en la carta del QR, recuerda si la elegiste clara
u oscura. Dura un año.
- «ehc_theme»: en la app, recuerda si la elegiste clara u oscura. Dura
un año.
En la memoria del navegador (no son cookies, pero también se guardan
en tu dispositivo y no nos llegan, salvo lo que tú envías, como un
pedido):
- el idioma que eliges;
- las alergias que marcas en la carta del QR (12 horas, solo en esa mesa);
- lo que vas pidiendo desde el QR y los pedidos que has enviado, para ver
cómo van aunque recargues la página (12 horas, solo en esa mesa; se
borra cuando el local deja la mesa libre);
- copias de recetas para poder verlas sin internet;
- lo que apuntas sin conexión (comandas, formularios a medio rellenar)
hasta que se puede enviar;
- la conversación con la Ayuda (en la app y en la web), solo mientras esa
pestaña siga abierta: se borra al cerrarla, con «Empezar de nuevo» o al
cerrar sesión.
Puedes borrar todo esto desde los ajustes de tu navegador. Si lo haces,
tendrás que volver a entrar, y se perderá lo que estuviera pendiente de
enviar sin conexión.
9. Cuánto tiempo los guardamos
- Tu cuenta: mientras exista. Si la borras, borramos tus datos en los
30 días siguientes. En las copias de seguridad pueden quedar hasta 30
días más, y luego desaparecen solos. En los registros del restaurante
(quién hizo qué) tu nombre desaparece: quedan sin autor.
- Los datos de un restaurante: mientras tenga cuenta. Si la cierra, se
borran como dicen las Condiciones (30 días, más 30 en las copias).
- Las alergias de los clientes de un restaurante: hasta que la mesa
queda libre, y como mucho 24 horas.
- El historial de alérgenos: como regla general, 10 años, también si
el restaurante cierra la cuenta, para poder reconstruir qué enseñaba la
app si hay una reclamación. Revisamos de vez en cuando si sigue haciendo
falta. Si antes de ese plazo hay una reclamación, una investigación o un
incidente concreto, guardamos lo relacionado con ese caso el tiempo que
haga falta para resolverlo. Si borras tu cuenta, en el historial queda
un código interno y tu puesto, pero no tu nombre ni tu correo.
- Qué Condiciones aceptó cada negocio: el mismo criterio que el
historial de alérgenos.
- Los datos de entrada (hora, IP, dispositivo): los de la sesión
abierta, mientras siga abierta; el historial de entradas, como mucho 12
meses.
- El registro de uso de la IA (quién, cuándo, qué tipo) y de la
Ayuda (quién preguntó y cuándo): mientras exista la cuenta del
restaurante, porque sirve para contar las lecturas y las preguntas de
cada mes.
- Los datos técnicos de las visitas: unos días, y como mucho 30.
- La huella cifrada de quien pregunta en la Ayuda de la web: 3 días.
- Los datos de los correos que te mandamos (a quién, cuándo, asunto):
Resend los guarda unos 30 días.
- Lo que la ley obliga a guardar (contabilidad e impuestos): los
plazos que marquen las normas contables, fiscales y mercantiles. Paddle
guarda sus propios registros de pago según su política.
- Los mensajes que nos mandas: mientras haga falta para atenderte, y
después el tiempo en que se podría reclamar algo sobre ellos (en
Estonia, normalmente 3 años).
- Los datos para evitar fraude y abusos: el mismo criterio,
normalmente 3 años.
10. Tus derechos
Puedes pedirnos:
- ver los datos que tenemos de ti y recibir una copia;
- corregirlos si están mal (el nombre y el idioma también los cambias
tú en Ajustes);
- borrarlos;
- limitar su uso mientras se resuelve una duda;
- llevártelos a otro servicio en un formato común;
- oponerte a que los usemos cuando lo hacemos por interés legítimo;
- y retirar tu permiso, si alguna vez te lo pedimos, sin que afecte a
lo hecho antes.
Escríbenos a info@oakfieldapps.com. Es gratis y te contestamos en un mes
como mucho (si el caso es complicado, podemos alargarlo dos meses más,
avisándote). Puede que te pidamos algo para comprobar que eres tú.
Hoy no hay un botón para borrar la cuenta: escríbenos y lo hacemos
nosotros. Cuando exista el botón, lo diremos aquí.
Si crees que no tratamos bien tus datos, puedes reclamar ante la autoridad
de protección de datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon,
www.aki.ee), o ante la del país donde vives o trabajas.
11. Seguridad
- Todo viaja cifrado (HTTPS), y la base de datos guarda los datos
cifrados.
- Las contraseñas se guardan cifradas de forma que no se pueden leer.
- La base de datos separa cada restaurante: uno no puede ver lo de otro, y
dentro de cada restaurante cada persona ve solo lo que su puesto permite.
- Solo pueden entrar en los sistemas las personas autorizadas de Oakfield
Apps OÜ y, cuando hace falta para prestar el servicio, nuestros
proveedores, con obligación de confidencialidad.
Si hubiera un problema de seguridad que afecte a datos de los que somos
responsables, valoraremos el riesgo y, cuando el RGPD lo exija, avisaremos
a la autoridad sin demora y, cuando sea posible, en las 72 horas
siguientes a saberlo; y a las personas afectadas cuando la ley lo pida. Si
afecta a datos que tratamos por encargo de un restaurante, avisaremos al
restaurante sin demora y le daremos lo que sepamos para que pueda cumplir
sus propias obligaciones.
12. Menores
EasyHeadChef no permite cuentas de menores de 16 años. Si detectamos una,
podremos suspender su acceso y hablaremos con el restaurante para borrar o
arreglar sus datos según corresponda.
13. Decisiones automáticas
La app no toma decisiones automáticas sobre ti con efectos legales ni
parecidos. La IA solo propone; lo que se guarda lo decide una persona.
14. Si esto cambia
Cuando cambiemos esta política, cambiaremos la fecha de arriba. Si el
cambio es importante, te avisaremos por correo o en la app antes de que
entre en vigor.